Мы используем куки, чтобы сайтом было удобно пользоваться
Хорошо
ЖУРНАЛ COREAPP > Все статьи
Как сделать так, чтобы ничего не украли: систематизация всех файлов по проекту
Запуск нового курса или онлайн-школы — это большая задача. Рассказываем, как и где хранить данные по онлайн-курсу во время работы над ним, даже если сменяются подрядчики.
При работе над онлайн-курсом важно систематизировать все процессы: вести таблицы с финансовыми показателями и расчетом юнит-экономики, хранить документы, планировать запуски маркетинговых и рекламных кампаний. Запутать легко. А что еще хуже — эту информацию можно потерять, понадеявшись на подрядчиков.

Как сделать так, чтобы весь процесс был систематизирован, все данные были у вас, даже если подрядчики меняются, в команду приходят новые специалисты, контента много?

5 правил, как хранить данные при работе над онлайн-курсом

При выборе подходящей системы для управления проектами стоит обратить внимание на следующие моменты.

1. Используйте общий облачный сервис хранения данных
    Введите для сотрудников строгое правило: вся работа ведется на корпоративном облачном сервисе. Для удобства разбейте все по направлениям — контент, финансы, маркетинг, отдел продаж. Даже если над курсом, кроме вас, всего несколько специалистов.

    Обязательно храните исходники от дизайнера и видеографа. Перезалейте на собственные диски, чтобы через месяц не оказалось, что подрядчик у себя все уже удалил, а вы ничего не сохранили. А новому человеку, который придет в команду, не потребуется делать все с нуля: он сможет просто внести правки в имеющиеся материалы.

    Если из команды уйдет сотрудник, ему не придется отдельно отправлять все файлы по проекту. Все данные будут в одном месте, а вам останется только закрыть доступ, изменив пароль.

    Сервисы. Google Drive, Dropbox, Mega, «Яндекс.Диск», «Облако Mail.Ru».

    2. Контролируйте весь процесс работы
    Для эффективного запуска онлайн-продуктов важно, чтобы вы видели весь рабочий процесс, а подрядчики четко понимали, что от них требуется: какие задачи предстоит решать в рамках спринтов — в течение месяца, недели, конкретного дня.

    Для систематизации подходят Trello, Notion, Asana — удобно вести доски задач по всем этапам воронки продаж. В этих же сервисах удобно распределять зоны ответственности по участникам команды, ставить метки, составлять чек-листы задач и ставить дедлайны: закладывайте 1-2 дня на форс-мажоры.

    Чтобы организовать весь тот хаос, который происходит в реальном мире работы над разработкой онлайн-продукта, нужно научиться планировать время, делегировать задачи и контролить их выполнение к дедлайнам.

    Сервисы. Trello, Asana, Notion.

    3. Срочные задачи решайте в мессенджерах
    До ситуации ASAP доводить не стоит, но есть задачи, которые требуют оперативного принятия решений, часто — всей командой. Поэтому чаты просто необходимы для работы в команде.

    Решают задачи папки в Телеграм — добавьте в специальную папку всю вашу команду и общайтесь с ними в этой вкладке. Это позволит не потерять нужных людей и всегда держать под контролем: если нужно быстро уточнить статус готовности той или иной задачей, вы сможете это сделать в мессенджере.

    Важный момент: не ведите важную переписку по проекту только в чатах или обязательно делайте follow up (выводы) каждого из таких разговора. Проставляйте хештеги, по которым чуть позже эту информацию можно найти.

    Сервисы. Telegram, Slack.

    4. Ведите таблицу проекта
    Создайте на Google Drive таблицу, в которой держите весь материал по проекту. В ней будут все доступы, ссылки на файлы, планы и отчеты — все в одном месте, сложно потеряться и запутаться.

    Удобно вести ментальную карту. В ней вы пропишите зоны ответственности — выписать, за что каждый из специалистов отвечает, какие задачи у него стоят на ближайший месяц, сильные стороны каждого из сотрудников. Это может дать понимание, какие стороны не закрыты.

    Формируйте базу знаний по проекту: мини-онбординг для новых сотрудников. Там будет вся информация, которая необходима, чтобы вникнуть в суть проекта, а также контактные данные: где найти чаты, доступы на корпоративные сервисы.

    Сервисы. Google Drive, CoreApp или любая другая LMS.

    5. Проводите живые встречи на разных этапах работы
    Для разных проектов все по-разному. Но не всем обязательно устраивать планерки каждый день. Часто требуется встреча раз в неделю, чтобы актуализировать цели и задачи на неделю и месяц, решить горящие вопросы.

    Такие встречи удобно заранее планировать, учитывая графики работы каждого из сотрудников. Вносите эту дату в календарях, присылайте ссылку на вход на встречу (или пишите, где именно будет проходить встреча), проверяйте за час, все ли подтвердили присутствие.

    Перед каждой встречей пишите список вопросов, которые будете обсуждать на созвоне. После встречи — кратко обозначьте, к каким выводам вы пришли и план дальнейших действий.

    Сервисы. Zoom, Google Meet.

    Внедряйте эти пять простых действий, и ваша онлайн-школа не пострадает, даже если сменятся десятки подрядчиков, а будет систематизирована и упорядочена.

    Опишите задачу, а мы проведем для вас демонстрацию возможностей CoreApp с её решением!